Evénements corporate : comment bien choisir une agence pour les organiser ?
Gérer les divers détails relatifs à la planification d’un événement d’entreprise obéit à un ensemble de règles. En la matière, l’improvisation n’a aucunement sa place. Pour y arriver, il faudra surtout posséder de solides compétences et s’y prendre à l’avance. En fonction de la nature de l’événement corporate, des réservations du lieu et des prestataires devront être faites. Le volet de la communication ne doit pas non plus être négligé, afin que les participants soient informés à temps. L’idéal serait de faire appel à une agence événementielle compétente pour que tout cela soit une réussite. Comment la choisir ?
Les missions d’une agence événementielle
Avant de vous lancer dans le recrutement d’une agence événementielle à Montréal, il est important de savoir ce que vous pouvez attendre d’elle. En général, contacter ce professionnel est le réflexe que vous devriez avoir pour la préparation de vos divers événements d’entreprise. Ce sont entre autres :
- Les séminaires ;
- Les teams building ;
- Les conférences ;
- Etc.
En fonction de vos besoins, il sera possible de lui déléguer une partie ou toute la planification de la rencontre. Cela peut inclure la recherche des lieux, le choix du traiteur, etc. L’avantage est que vous aurez moins de pression concernant l’organisation, et pourrez vous consacrer à d’autres tâches. Les missions d’une agence événementielle varient également selon le budget alloué au projet.
Les critères de choix
Le secteur de l’événementiel subit de nombreuses contraintes comme celle-ci. Pour ne pas en faire les frais, l’idéal serait de choisir votre prestataire chargé de l’événementiel avec le plus grand soin. La démarche à suivre se présente ainsi :
La rédaction d’un cahier de charges
Dans une démarche professionnelle de recrutement d’une agence événementielle, il est impératif de rédiger au préalable un cahier de charges. Ce document sera une compilation de vos attentes, mais aussi des buts de la collaboration avec le prestataire. Ce dernier prendra ainsi connaissance :
- De la nature de l’événement à organiser ;
- De sa date et du lieu ;
- Du profil des participants ;
- Du budget mis à disposition.
L’indication des prestations à fournir
C’est principalement en fonction des besoins des clients qu’une agence événementielle fournit ses prestations. En général, elle a les compétences pour organiser tous les types d’événements. Vous pouvez également la solliciter pour prendre en charge un aspect spécifique du projet. Il peut par exemple s’agir :
- De la communication ;
- De la gestion des intervenants ;
- Etc.
Le choix de la compétence et du réseau
Les références doivent vous guider dans le choix de votre agence événementielle. Il est fortement recommandé de collaborer avec des professionnels dont la compétence est établie. Cela réduira de façon significative, les probabilités que votre événement soit un échec. Vous pouvez notamment contacter d’anciens clients de l’agence, pour avoir leurs retours d’expérience à propos de la collaboration. Privilégiez également un interlocuteur qui cerne vos attentes, et fait preuve de dynamisme.
La comparaison des coûts
Le devis qui vous sera présenté devra prendre en compte les particularités de votre événement corporate. Comment faire le meilleur choix d’agence à cette étape ? Vous devrez comparer les différentes propositions détaillées qui vous seront transmises. Cela servira ensuite de base, pour initier un rendez-vous avec les prestataires qui comprennent l’orientation de votre projet.
